מנהלי מכירות עובדים עם מערכת CRM, מנהלי כספים לרוב יעבדו עם מערכת ERP שתסייע בניהול תקציבים, הפקת הזמנות רכש ותהליכים נוספים בחברה.
צוותי משאבי אנוש יעבדו עם מערכת לניהול ההון האנושי שתממש אותם, את מחלקת הכספים, המנהלים בכל הדרגים וכן ההנהלה והעובדים.
מה היא מערכת HR?
מערכת שמטרתה לנהל תהליכים ארגוניים משלב הגיוס, קליטה ועד סיום העסקה. המערכת תכלול את כל או חלק מהמודולים:
- ניהול תיק העובד, המבנה הארגוני, אוטומציה של תהליך ה On boarding.
- ניהול הגיוס, ניהול תהליך הערכת הביצועים, ניהול תהליך העלאות שכר ובונוסים.
- ביצוע סקרי מחוברות עובדים או סקרים אחרים.
- ניהול למידה- LMS.
- ניהול תקשורת פנים ארגונית, ניהול תקציב רווחה.
- הפקת דו"חות, דשבורד ניהולי.
**הכל כמובן בהתאם להרשאות שיוגדרו על ידי הארגון.
אז איך בעצם בוחרים מערכת HR לארגון?
- הגדרת המטרה של הטמעת המערכת ומי המשתמשים.
- בחירת מודולים שנרצה להטמיע:
- Core HR- תיק עובד, מבנה ארגוני, leveling
- on boarding, גיוס
- Performance Management, Talent Management
- LMS, Survey.
- דוחות, דשבורד להנהלה וה HR.
- פורטל פנים ארגוני.
- דווחי נוכחות, שכר.
- ניהול תקציב רווחה.
כיצד בוחרים מערכת HR
- איזה כלים קיימים כיום בארגון והאם הם נותנים מענה.
- מגבלות בתחום ה IT- אבטחת מידע, GDPR, טכנולוגיות שעובדים איתן כיום.
- האם אנחנו מעוניינים במערכת שהיא מוצר סגור או במערכת גמישה שתממש את התהליכים כפי שהם מוטמעים בארגון כיום?
מה הם היתרונות של מערכת HR?
- ניהול של נתוני העובדים במקום מרוכז אחד
- מאפשר להבין כמה עובדים יש, היכן ממוקמים, לאיזה מחלקה משתייכים, ותק בארגון, היסטוריה של שכר ובונוסים.
- הפקת דו"חות שמשמשים לתכנון כ"א ותקציב, דשבורדים ניהוליים שמראים נתוני קליטה, עזיבה, ותק בארגון, חיתוכים לפי מחלקות, מקום מגורים, נשים/גברים, מצב משפחתי ועוד
- מאפשרת שקיפות ו Self Service לפי הרשאות לעובדים, מנהלים, משא"ב, כספים, facilities.
- חוסכת זמן יקר ומשפרת חוויות עובדים, מנהלים, הנהלה ו HR.
- ממצבת את צוות ה HR במקום חדשני שמקדם פתיחות, engagement, בניית תרבות.
איך יראה תהליך של בחירת מערכת HR?
- איתור צרכים באמצעות סקר/ דיונים עם בעלי הענין להבין מהם את הצרכים והציפיות שלהם מהמערכת
- תעדוף ומשקל לצרכים
- הגדרת המודולים שהם Must
- הגדרת תקציב שנתי- לשלב ההקמה וההטמעה של המערכת, שוטף
- פניה לספקים- ספקים מקומיים/גלובליים
- פגישות עם ספקים- HR & IT
- הצעת המחיר של הספק צריכה להתייחס לתחומים הבאים:
עלות רשיון, עלויות נלוות כגון חומרה, אחסון, צרכי אבטחת מידע מיוחדים אם נדרשים.
עלות ה setup של המערכת- מה נעשה על ידי הספק ומה אנחנו צריכים לעשות.
עלויות והערכת משך מיגרציה ממערכות קיימות, האם כל המיגרציה אוטומטית או שיש עבודה ידנית ועל ידי מי נעשית,
האם יש חומרי הדרכה ותקשור מוכנים,
מה מודל התמיכה בשלב ההקמה ובשוטף. - שיחות עם לקוחות ממליצים בעלי מאפיינים דומים לשלנו.
- ניתוח חלופות- עלות, קלות הטמעה, מענה לצרכים שהעלו בעלי הענין, תמיכה של הספק.
- הצגת חלופות לבעלי הענין המרכזיים.
- החלטה.
מדוע כדאי להעזר ביועץ/ת חיצונית בתהליך הבחירה וההטמעה?
כמו כל תהליך של בחירה והטמעה של מערכת מומלץ להעיזר ביועץ/ת שמכירים מגוון של כלים, עברו כבר פרוייקטי הטמעה ויוכלו לחלוק מנסיונם לגבי עלויות, סיכונים, איך להיערך נכון, לתאם ציפיות עם כל בעלי הענין, באיזה קצב לעשות את ההטמעה, איך להדריך, לתקשר וכו'.
מוזמנים לתאם שיחת היכרות ללא עלות בזום שבה אספר על מערכות שעבדתי איתן, הטמעתי או בחנתי בעצמי, מה חוזקות של כל מערכת, מה נקודות החולשה, לאיזה סוגי ארגונים המערכת מתאימה, איזו תמיכה תוכלו לקבל ממני ועוד.
